خانه > مقالات > برنامه ریزی و کنترل پروژه > برنامه ریزی و کنترل پروژه تامین > خاطرات و تجربیات یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی – قسمت دوم: چنین کارشناسی نوبر است!

خاطرات و تجربیات یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی – قسمت دوم: چنین کارشناسی نوبر است!

خاطرات و تجربیات یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی قسمت دوم: چنین کارشناسی نوبر است!

در قسمت قبل ورودم به شرکت IOEC به عنوان کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه خرید پروژه فاز ۱۰-۹ پارس جنوبی و مشکلات ابتدای کارم را توضیح دادم.

همانطور که توضیح داده شد، بنا به مقتضیات ساختار ماتریسی شرکت IOEC، بنده بایست گزارشات متنوعی را برای پنج مسئول مختلف تهیه و ارسال می نمودم و به دلیل انباشته شدن نیازمندیهای پاسخ داده نشده کارفرما و شروع اوج فاز تامین پروژه، هر یک از آن عزیزان دم به دقیقه نیازمند گزارش مورد نیاز خود بود. و دیدیم به کمک آقای مهندس لاجوردی (رئیس وقت بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی شرکت) تهیه گزارشات بدین ترتیب اولویت دهی شد:

  • مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه شرکت: آقای مهندس عباس حاجی قاسمی
  • مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه فاز ۱۰-۹: آقای مهندس مطلب افشاری (زیر مجموعه آقای مهندس عباس حاجی قاسمی)
  • مدیر بازرگانی شرکت: آقای مهندس مسعود علمی فرد
  • مدیر خرید فاز ۱۰-۹: آقای مهندس مهدی عاصمی (زیر مجموعه آقای مهندس مسعود علمی فرد)
  • کارشناس کنترل هزینه پروژه فاز ۱۰-۹: خانم مهندس نخجیری (زیر مجموعه آقای مهندس مطلب افشاری)

در این قسمت می خوانیم:

  • چطور نزدیک بود در همان هفته اول اخراج شوم و چه چیزهایی مانع اخراجم شد!
  • توضیح و دانلود فایل اکسل Procurement Status Report  هفتگی نهایی شده
  • اقدام پیشگیرانه برای پروژه های بعدی چه بود

چطور نزدیک بود در همان هفته اول اخراج شوم و چه چیزهایی مانع اخراجم شد!

در همان یکی دو هفته اول بود که مشغول تهیه گزارشی برای آقای مهندس افشاری (با اولویت ۲) بودم که ایمیلی از آقای مهندس عاصمی (با اولویت ۴) دریافت کردم که می خواست فورا گزارشی را سریعا برای او به روزآوری و ارسال نمایم. بنده هم خیلی راحت پاسخ دادم که مشغول تهیه گزارش برای آقای افشاری هستم و بنا به اولویتهای تعیین شده تا گزارش آقای افشاری نهایی و ارسال نشده است نمیتوانم گزارش شما را ارسال کنم.

حدود دو روز بعد بود که مهندس نصری (معرف من به شرکت IOEC) به من اطلاع داد که خطر اخراج از بیخ گوشم رد شده است! اما موضوع چه بود:

در تهیه اولویت دهی ارسال گزارشات به مسئولان مختلف پروژه، آقای لاجوردی و بنده تنها ساختار رسمی شرکت IOEC را لحاظ نموده بودیم و در آن ساختار آقای عاصمی در اولویت ۴ و پایینتر از آقای افشار با اولویت ۲ قرار داشت. در حالیکه در ساختار غیر رسمی، آقای عاصمی با مدیر عامل دوست و همکار نزدیک بود و جایگاهی بالاتر از مافوق رسمی اش، آقای علمی، و آقای افشاری داشت.

در نتیجه، آقای عاصمی به محض دریافت ایمیل بنده، آنرا مستقیما برای آقای مهندس سلطانپور، مدیرعامل وقت شرکت، ارسال نموده بود با این توضیح: “لطفا به توضیحات کارشناس جدید برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی نگاه کنید. ….”. آقای مهندس سلطانپور هم به محض مشاهده ایمیل، آنرا به مدیر مستقیم بنده، آقای مهندس حاجی قاسمی، ارسال نموده بود با این دستور: “نوبر است، نوبر است، چنین کارشناسی نوبر است. سریعا اخراج شود”. آقای مهندس حاجی قاسمی، با مشاهده ایمیل مدیرعامل، با مدیریت و مسئولان بخشهای مختلف بازرگانی تماس می گیرند و پیگیر موضوع می شوند، در ادامه جلسه کوتاهی در اتاق ایشان برگزار می شود و مسئولان بخشهای مختلف بازرگانی پا در میانی کرده می گویند تازه یک نفر آمده دارد با اشتیاق و جدیت کارها را پیگیری می کند، او را هم اخراج کنیم! آقای مهندس حاجی قاسمی، از عملکرد اینجانب اطمینان حاصل نموده و پاسخی به این مضمون به مدیرعامل ارسال می کند که “مطابق استعلام صورت گرفته، این کارشناس از تواناییهای بالایی برای انجام امور محوله و برقراری ارتباط موثر با مسئولان و کارشناسان بازرگانی برخوردار است، لذا توصیه می شود به او فرصت کافی داده شود. پیش بینی می شود تا حدود شش ماه دیگر، ایشان بتواند به عنوان مسئول بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی، جایگزین آقای مهندس لاجوردی شده تا ما بتوانیم از آقای لاجوردی در سایر بخشهای شرکت، از جمله به عنوان مسئول بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه جدید شرکت (فاز ۱۸-۱۷پارس جنوبی) استفاده نماییم”.

کوتاه سخن اینکه مدیر اینجانب با پشتیبانی خیلی خوب آقای مهندس حاجی قاسمی و مسئولان بخشهای بازرگانی، آقای مهندس سلطانپور از اخراج بنده صرف نظر فرمودند و همچنین در فرصت شش ماهه مذکور، با پشتکار اینجانب و آموزشهای غیر رسمی و حین کار توسط آقای لاجوردی و دوستان دیگر از بازرگانی، خصوصا آقای مهندس هادیان، رئیس بخش Process، پیش بینی آقای مهندس حاجی قاسمی مبنی بر جایگزینی اینجانب با آقای مهندس لاجوردی، محقق شد.

در خصوص عملکرد ابتدایی مدیرعامل وقت، آقای مهندس سلطانپور، باید گفت که هر انسانی جایز الخطاست، ولی بنده عملکرد کلی ایشان را بسیار مناسب ارزیابی می کنم، خصوصا مواردی نظیر:

  • سرعت تصمیم گیری (تصمیم نگرفتن خود یک تصمیم است و در بسیاری موارد تصمیم نگرفتن از انتخاب تصمیم بد، بدتر است!)
  • جسارت ورود به بازارهای جدید (از جمله ورود به پروژه های کشورهای دیگر مانند هند و ونزوئلا، ساخت سکوهای حفاری، که متاسفانه مورد اخیر به دلایلی اجرایی نشد)
  • تشخیص درست و سرمایه گذاری روی سیستمهای مدیریت اطلاعات پروژه (که مطابق تجربه چند سال اخیرم، در این زمینه هنوز شرکت IOEC از سایر شرکتهای ایرانی دیگر موفقتر عمل کرده است. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه لطفا به مطلب “سیستمهای مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) – قسمت اول: از روستا به شهر” مراجعه شود.)

توضیح و دانلود فایل اکسل Procurement Status Report  هفتگی نهایی شده

همانطور که در پست قبل توضیح داده شد، فایل اکسل Procurement Status Report تحویل گرفته شده مشکلات زیادی داشت و تهیه گزارشات متنوع از آن امکان پذیر نبود. پس از گذشت حدود سه ماه، توانستم نیازمندیهای مختلف را جمع آوری نموده و با استفاده از فرمولهای پشرفته تر اکسل (نظیر COUNTIF و SUMIF) و نیز ماکرو نویسی Visual Basic for Application (VBA) در اکسل، گزارشات مورد نیاز را در فایل اکسل خود تهیه نمایم.

دانلود فایل اکسل Procurement Status Report فاز ۱۰-۹ پارس جنوبی – نهایی شده (با حذف اطلاعات محرمانه ای مانند شماره سفارش، فروشنده، کشور ساخت، …)

نام شما (الزامی)

ایمیل شما (الزامی)

تذکر برای کسانی که تمایل به استفاده از این فایل دارند: حدود یکی دو روز برای بررسی و مسلط شدن به این فایل لازم است، که در ادامه راهنمایی هایی در خصوص این فایل ارائه شده است.

گزارشات

  • جداول درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی به تفکیک دیسیپلینها جداول آماری پیشرفت مراحل خرید واقعی به تفکیک دیسیپلینها
  • نمودارهای مربوط به جداول قبل

نام شیت

محتویات

۲PM

گزارشات ارسالی به مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه – توجه:

  • تفکیک دیسیپلینها: مطابق WBS بخش تامین پروژه
  • Weight Factor (WF)ها مطابق WF های توافق شده با کارفرما

۲Proc.M

گزارشات ارسالی به مدیر بازرگانی شرکت – توجه:

  • تفکیک دیسیپلینها: مطابق دیسیپلینهای مدیریت بازرگانی شرکت
  • Weight Factor (WF)ها مطابق WF های توافق شده با مدیر بازرگانی!

اطلاعات ورودی

نام شیت

محتویات

P1-Status

برگه مرجع

  • داده ها در این شیت وارد می شوند، و ۳ برگه بعد وابسته به این شیت هستند.
  • برای هر محموله هر سفارش خرید ۳ ردیف اختصاص یافته است (جهت ثبت تاریخهای برنامه ای، پیش بینی انجام و واقعی هر مرحله خرید)
  • گزارش تفصیلی مورد استفاده در جلسات هفتگی با اعضای کنسرسیوم مجری پروژه

P1-Detail

برگه جزئیات بیشتر

  • دیسیپلینهای پروژه (مطابق WBS بخش تامین) و دیسیپلینهای بازرگانی در این برگه مشخص شده اند
  • برای هر محموله هر سفارش خرید ۱ ردیف اختصاص یافته است، تاریخهای P، F، و A از برگه P1-Status خوانده می شود.
  • از ماکروها برای مواردی نظیر تعیین فعالیتهای ماه اخیر، تعیین فعالیتهای برنامه ریزی شده برای ماه بعد، … استفاده شده است (ستونهای I تا M).
  • از ماکروها برای مواردی نظیر محاسبات S-Curve استفاده شده است (ستونهای DX تا FH).

P1-SCurve

برگه گزارش نمودار S-Curve

P1-MSR

برگه گزارش مقادیر تحویل شده به سایت (وابسته به برگه P1-Detail)

۴ برگ آخر

P2-Status // P2-Detail  //  P2-SCurve // P2-MSR

مشابه ۴ برگ قبل، فقط برای پارت ۲ (خطوط لوله ۳۲ اینچی و ۴ اینچی)

فیلدهای اطلاعاتی برگه P1-Status

الف – اطلاعات پایه

REQ. NO.

شماره درخواست خرید (MR)

Description

شرح درخواست خرید

Location

موقعیت نصب روی سکو

W.F.

فاکتور وزن

(بر اساس پیش بینی قیمت انجام شده برای هر قلم خرید)

P

F

A

Plan، تاریخ برنامه انجام مرحله خرید

Forecast، تاریخ پیش بینی شده برای انجام مرحله خرید

Actual، تاریخ واقعی انجام مرحله خرید

PO No.

شماره سفارش خرید

(اطلاعات محرمانه پروژه – پاک شده است)

Vendor

فروشنده

(اطلاعات محرمانه پروژه – پاک شده است)

QTY

مقدار

(عمدتا برای اقلام بالک که در چند مرحله به سایت حمل می شدند)

Unit

واحد مقدار (تن، لیتر، آیتم، …)

ب- تاریخهای مراحل خرید

MR Received

دریافت درخواست خرید

Bid Close

بسته شدن استعلام (تا این موعد فروشندگان بایست پیشنهاد فنی و مالی خود را تحویل دهند)

Vendor Selection

انتخاب فروشنده

TBE Issue

صدور ارزیابی فنی فروشندگان (Technical Bid Evaluation)

TBE Approval by Client

تایید ارزیابی فنی فروشندگان توسط کارفرما

P.O. Instruction

صدور سفارش خرید به فروشنده

P.O. Date

امضای سفارش خرید توسط فروشنده

MFG (Days)

مدت زمان ساخت

MFG

Percent

درصد پیشرفت ساخت

Final Inspection

بازرسی نهایی

FOB DATE

شروع حمل (با ترم Incoterms از نوع FOB، یا شروع حمل از کشور مبدا)

PORT

رسیدن محموله به بنادر ایران

Custom Clearance

ترخیص گمرکی محموله

Shipment No.

شماره حمل

ON SITE

تحویل به سایت

ج- سایر اطلاعات

Remark

توضیحات

Forecast Delivery Variance

انحراف زمانی تاریخ واقعی تحویل به سایت و تاریخ برنامه ای تحویل به سایت

البته همانطور که در برگه ۲PM و ۲Proc.M دیده می شود، جمع Weight Factor (WF) در پارت ۱ و پارت ۲، ۱۰۰% نشده است. تا جایی که یاد دارم حدود نیم درصد را برای احتیاط (خرید اقلام پیش بینی نشده، …) رزرو نگاه داشته بودیم، شاید هم دلیل آن خطاهای سهوی بود و Freeze شدن WF با کارفرما اجازه اصلاح را نمی داد.

اقدام پیشگیرانه برای پروژه های بعدی چه بود

همانطور که در قسمت قبل این خاطرات عنوان شد، در پروژه فاز ۱۰-۹، به علت اینکه از همان ابتدا نیازمندیهای اطلاعاتی پروژه در فاز تامین شناسایی نشده بود، در ابتدا درگیریهای کاری زیادی بین بخش کنترل پروژه تامین و کنترل پروژه مرکزی پروژه به وجود آمد.

لذا در ابتدای پروژه فاز ۱۶-۱۵، به منظور حداقل کردن این گونه مشکلات، دستورالعمل هماهنگی بین واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی و  واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه مرکزی تهیه گردیده و در آن وظایف هر یک از دو طرف (به تفکیک فعالیتهای آغازین پروژه، فعالیتهای حین اجرای پروژه، تهیه گزارشات، برگزاری جلسات) مشخص گردید.

دانلود دستورالعمل هماهنگی بین واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی و واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه مرکزی

نام شما (الزامی)

ایمیل شما (الزامی)

درباره ابوالفضل آهنی

ابوالفضل آهنی دانش آموخته رشته مهندسی صنایع از دانشگاه صنعتی امیرکبیر است. در ابتدا بیشتر متمایل به کاربرد آمار، هوش مصنوعی و تئوری تصمیم گیری برای مدلسازی ریاضی و حل مسائل پیچیده مهندسی و مدیریتی بود، ولی پس از همکاری با شرکتهای پیمانکار نفت، گاز و پتروشیمی مجذوب پیچیدگی های خاص این نوع پروژه های عظیم شد و برای مهار این نوع پیچیدگی ها، به جستجو و پیگیری مستمر مقالات و کتب تخصصی مربوطه پرداخت. پس از کسب تجربیاتی در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه، طراحی و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت HSE؛ او علاقه مند به ترویج دانش مدیریت پروژه در صنایع نفت، گاز و پتروشیمی شده است.

۲۵ نظرات

  1. با سلام
    ببخشید لینک دانلود فایل اکسلی که در خاطرات توضیح دادید(Procurement Status Report) نیست!!!لطف می کنید برایم ایمیل کنید
    با سپاس فراوان

    • با سلام
      لینک فایل مذکور پس از به اشتراک گذاری آن در شبکه های اجتماعی و ریفرش کردن صفحه، فعال می شود. چنانچه با پس از به اشتراک گذاری، مجددا لینک فایل مشاهده نشد، بفرمایید تا لینک آن برای شما ارسال گردد.
      با احترام
      مدیر سایت

  2. با سلام

    لینک دانلود فعال نمیشه اگه ممکنه ایمیل کنید

    با تشکر

  3. سلام بعد از به اشتراک گذاشتن تو لینک این، لینک دانلود فعال نشد. اگه ممکنه ایمل بفرمایین
    ممنونم از شما

  4. درود ،خواهشمندم در صورت امکان لینک دانلود فایل اکسل را برای اینجانب ایمیل فرمایید. سپاسگزارم

  5. با سلام
    اشتراک در سایت LinkedIn انجام شد ولی متاسفانه لینک دانلود فعال نشد . در صورت امکان ایمیل بفرمایید .

    با تشکر

  6. دوستان عزیز، فایل مربوطه خدمتتان ایمیل شد.

  7. سلام متاسفانه فایل هم برای من بعد از اشتراک گذاری فعال نشد لطفا برای بنده هم ایمیل کنید
    با تشکر

  8. سلام هم لینکدین هم گوگل پلاس شیر کردم اما فعال نشد لطفا فایل رو.برای بنده هم ایمیل کنید

  9. لطفا برا ی من هم ایمیل کنید

  10. سلام جناب مهندس ، منم Share کردم مطلب رو ولی لینکی فعال نشد برام اگر امکانش هست برای منم ایمیل کنید ممنونم

    • با سلام،
      مشکل بر طرف شده است. با تغییرات جدید، پس از ورود اطلاعات، آدرس فایل نمایش داده شده و لینک آن برای شما ارسال می گردد.
      با تشکر

  11. با عرض سلام و خسته نباشید. ممنون از مطالب خوب شما. متاسفانه جفت فایل هایی که به میل بنده ارسال شد بعد از دانلود محتویات داخل آن نمایش داده نمی شود. در صورت امکان، ممنون می شوم تا فایل را برای من ارسال کنید تا از مطالب مفید آن بهره مند شوم.
    آرادتمند شما: دریاباری

    • با سلام.
      مطابق بررسی های انجام شده، مشکلی وجود ندارد. لطفا شما هم مجددا بررسی فرمایید 🙂
      با تشکر – مدیر سایت

  12. با سلام خدمت شما، بنده و دو نفر از دوستانم فایل را در لینکداین شر کردیم ولی فایل باز نشد خواهشمندم که پیگیری فرمایید و یا فایل را برای اینجانب ارسال نمایید. با تشکر.
    اگر ممکن است فایل را بدون قفل بفرستید. اینم لینکش
    https://ro.linkedin.com/in/محسن-ابراهیمی-۲۶a68bb1

    • با سلام،
      مشکل بر طرف شده است. با تغییرات جدید، پس از ورود اطلاعات، آدرس فایل نمایش داده شده و لینک آن برای شما ارسال می گردد.
      موفق باشید

  13. سلام
    من الان دقیقا توی شرایط همین کارشناس هستم و در آستانه اخراج?
    لطفا لینک فایل ها و تمام‌مطالب مفید در مورد این موضوع رو برای من ایمیل کنین
    ممنون

    • با سلام.
      امیدوارم با تلاش و کوشش زودتر از این شرایط خلاصی پیدا کنید 🙂
      کافی است مانند سایر دوستان، نام و ایمیلتان را در فرمی که داخل پست تهیه شده است، وارد کنید تا به صورت اتوماتیک فایل برایتان ارسال شود
      موفق و موید باشید

      • سلام
        ممنونم
        اما فایل هایی که به ایمیل بنده ارسال شده اند قابل دانبود نیستند و نمیتونم ازشون استفاده کنم.
        اگر که بررسی بفرمایید ممنون میشم

        متشکر

      • سلام
        فایل ها قابل بررسی و باز شدن نیستن
        امکانش هست که چک بفرمایید
        ممنون

        • با سلام مجدد
          نمی دانم به چه علت فایلی که در سایت قرار داده بودم دچار اشکال شده.
          همین الان بک آپ فایل مذکور را پیدا کردم و در سایت قرار دادم.
          از طرفی در شرکت سرم خیلی شلوغ است و از طرفی بچه ام چند ماهی است به دنیا آمده و در منزل هم نمیرسم به سایت سر بزنم.
          امیدوارم کارتان راه بیفتد 🙂

  14. سلام
    ممنون از پیگیری و توجهتون
    موفق و سربلند باشید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *