سیستمهای مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) – قسمت اول: از روستا به شهر

پیشینه موضوع: حدود سال ۸۲ بود که از بخش برنامه ریزی و کنترل فروش سایپا به شرکت تاسیسات دریایی (IOEC) رفتم. با مقایسه آمار فروش و تعداد نیروی انسانی سایپا و ایران خودرو می شد فهمید که بدون شک سایپا نسبت به ایران خودرو خیلی لاغرتر (Lean)، چابکتر و کارآمدتر است. با این وجود در آن سالها در سایپا مکاتبات اداری بین بخشها به صورت ارسال نامه فیزیکی انجام می شد.

این را هم در بک گراند داشته باشید که وقتی در سایپا استخدام شدم، تخصیص خودروهای امانی به نمایندگی ها توسط دو کارشناس فروش انجام می شد: تمام روز این دو کارشناس مشغول این کار بودند و علاوه بر آن نمایندگیها مدام به صورت تلفنی و یا ملاقات حضوری با مدیریت ارشد شرکت سایپا، اعلام می کردند که سایپا در این خصوص سیستمی ندارد و پارتی بازی می شود و ….

با پیشنهاد اینجانب، پروژه مکانیزه کردن این کار در بخش فروش تعریف و مسئولیت آن به من سپرده شد. بعد از حدود دو ماه کار، مدل تخصیص خودرو به نمایندگی ها به روش Analytic Hierarchy Process, AHP تهیه و در نرم افزار Access پیاده سازی شد (با توانایی خواندن آخرین اطلاعات از بانک اطلاعاتی SQL سیستم فروش سایپا). با اجرای این پروژه، تخصیص خودروی امانی از یک فعالیت ۱۶ نفر-ساعت در روز به یک فعالیت نیم نفر-ساعت در روز تبدیل شد. این تجربه عملی، اعتقاد من به تاثیر بسیار مثبت استفاده از تکنوژی اطلاعات در افزایش بهره وری سازمان را دو چندان کرد.

با ورودم به IOEC واقعا دچار بهت شدم و احساس کسی را داشتم که از یک روستا به یک شهر رفته: زیرا دیدم بیش از ۵ سال است که مکاتبات اداری از طریق سیستم اتوماسیون اداری شرکت انجام می شود و علاوه بر آن سیستمهای زیر وجود دارد / به مرور به وجود آمد:

  • سیستم EDMS برای مدیریت مدارک مهندسی
  • سیستم PRMS برای مدیریت اطلاعات خرید
  • سیستمی پیش راه اندازی و راه اندازی (که الان اسم آن به خاطرم نمی آید ولی هدفی مشابه هدف ICAPS شرکت توتال را داشت)
  • سیستم مالی

همه این موارد بخشی از پروژه ساپ (سیستم اطلاعات پروژه) بودند که برخی از مستندات این پروژه (دلایل ایجاد، اهداف، امکانات، …) در این سایت ارائه شده است.

به عنوان مسئول کنترل پروژه بازرگانی در ابتدا با سیستم route5 کار می کردم که:

  • توسط مدیر بازرگانی شرکت، آقای مهندس علمی فرد تهیه شده بود.
  • در محیط Access تهیه شده بود و تحت شبکه اجرا می شد (قابلیت اتصال همزمان کارشناسان مختلف بازرگانی به سیستم
  • ۲۵ مرحله خرید برای هر یک از تجهیزات/اقلام تعریف شده بود و کارشناس خرید این اطلاعات را برای هر مرحله سه آیتم اطلاعاتی وارد می کرد: تاریخ برنامه ای، تاریخ واقعی اجرای آن مرحله، و گزارش توصیفی فعالیتها و مشکلات

بعد از مدتی صحبت از سیستم PRMS به میان آمدکه تفاوت اصلی آن با سیستم قبل عبارت بود از امکان تعریف گردش کار workflow و یه عبارت دیگر پشتیبانی از کارتابل:

  • برای مثال: دستور بازرسی (به دفعات مورد نیاز) در این سیستم تعریف و کار ایجاد شده به کارتابل کارشناس QC می رفت.
  • مثال دیگر: در مرحله حمل، کار از کارتابل کارشناس خرید خارج و به کارتابل کارشناس حمل می رفت.
  • امکان آرشیو مدارک به ازای هر مرحله کاری
  • امکان ثبت گزارش به ازای هر گردش کاری
  • امکان اتصال به سیستم مکاتبات

مدیر پروژه آقای مهندس حمیدی فر (مهندس شیمی فارغ التحصیل از دانشگاه شریف و دارای سوابق اجرایی در پیاده سازی سیستمهای اطلاعات مدیریت در شهرداری) بودند و به همراه یک تیم جمع و جور حدودا ۵ نفره این پروژه را با استفاده از زبان دلفی و بانک اطلاعاتی SQL به پیش می بردند. با توجه به بک گراندی که از سایپا داشتم، در حد خودم تلاش کردم این سیستم به بهترین نحو در سازمان پیاده شود (شرکت در جلسات سیستم PRMS و  ارائه پیشنهادات، تهیه صورتجلسات، ایجاد هماهنگی با پرسنل بازرگانی برای آرشیو مدارک خرید در این سیستم و به روز آوری گزارشات خرید، هماهنگی با بخش آرشیو برای یافتن و آرشیو مدارکی که کارشناسان خرید سوابق آن را نداشتند، …)

مزایای استفاده از این سیستم برای من به عنوان مسئول کنترل پروژه بازرگانی (عمدتا پروژه های فاز ۹-۱۰، ۱۵-۱۶، ۱۷-۱۸ پارس جنوبی) عبارت بودند از:

  • امکان دسترسی به گزارشات تامین در هر موقع شبانه روز حتی روزهای تعطیل (جهت تهیه فایل گزارش هفتگی اکسل Procurement Status Report ، گزارش ماهانه Work Progress Appraisal ، و گزارشات توصیفی ماهیانه به کارفرما و مدیریت ارشد)
  • امکان مشاهده و پرینت مدارک خرید (سفارش خرید، مدارک بازرسی و حمل، …) جهت انضمام به گزارش ماهانه Work Progress Appraisal که خود جهت صدور صورتحساب ماهانه Invoice استفاده می شد.

در یک مورد این سیستم واقعا به فریادم رسید: پروژه سلمان تقریبا در مرحله گارانتی بود و شرکت در حال سر و کله زدن برای اخذ Final Acceptance Certificate. در این مرحله کارفرما به دلایل نامشخصی، ارائه مبلغ حسن انجام کار را منوط به ارسال مجدد سوابق خرید تمام آیتمها نموده بود. در صورت نبود این سیستم و آرشیو صحیح مدارک، این کار رسما برایم کابوس می شد، ولی با وجود این سیستم، این کار به راحتی در عرض کمتر از یک هفته انجام شد.

با همه خوبیها این سیستم هم خالی از اشکال نبود، که عمده ترین آنها عبارت بودند از:

  • عدم اتصال به سیستم EDMS قبل از PO (خصوصا برای ثبت سوابق گردش کاری TQ و TQR بین مهندسی و بازرگانی جهت تهیه TBE)
  • عدم اتصال به سیستم EDMS بعد از PO (خصوصا مشاهده مدارک سازندگان در PRMS)
  • عدم پیاده سازی زمانبندی خرید کالا در سیستم PRMS
  • عدم پیاده سازی تهیه برخی گزارشات  مورد نیاز مدیریت بازرگانی (حدود ۲۰ گزارش آماری، لیست، چک لیست، …)
  • تحت وب نبودن این سیستم (این سیستم از اینترنت اکسپلورر / فایرفاکس اجرا نمی شد، بلکه بایست در کامپیوتر کارشناسان نصب و اجرا می شد، که این موضوع در حین ماموریتهایی نظیر شرکت در تستهای پذیرش نهایی Final Acceptance Test تا حدی مشکل آفرین بود)

در مجموع از کار با تیم پروژه ساپ راضی بودم و سیستم PRMS کارهایم را خیلی راحت کرده بود. ببینیم آیا این خاطره شیرین در سایر شرکتها هم برایم تکرار شد.

در قسمتهای بعد می خوانیم:

  • از شهر به روستا
  • رفرنس استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ و PMBOK
  • معرفی منابع: کتابهای فارسی و انگلیسی، پایان نامه، مقاله، سایتها
  • راهکارهای موجود

درباره ابوالفضل آهنی

ابوالفضل آهنی دانش آموخته رشته مهندسی صنایع از دانشگاه صنعتی امیرکبیر است. در ابتدا بیشتر متمایل به کاربرد آمار، هوش مصنوعی و تئوری تصمیم گیری برای مدلسازی ریاضی و حل مسائل پیچیده مهندسی و مدیریتی بود، ولی پس از همکاری با شرکتهای پیمانکار نفت، گاز و پتروشیمی مجذوب پیچیدگی های خاص این نوع پروژه های عظیم شد و برای مهار این نوع پیچیدگی ها، به جستجو و پیگیری مستمر مقالات و کتب تخصصی مربوطه پرداخت. پس از کسب تجربیاتی در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه، طراحی و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، سیستم مدیریت کیفیت و سیستم مدیریت HSE؛ او علاقه مند به ترویج دانش مدیریت پروژه در صنایع نفت، گاز و پتروشیمی شده است.

۲ نظرات

  1. ابوالفضل عزیز سلام
    قلم توانای تو در کنار تخصص و عطش سیری ناپذیرت برای پیمودن راه های دشوار و صعب العبور همواره ستودنی است
    امید که دست توانای حق در این راه یارت باشد
    ارادتمند
    عباس

    • سلام دکتر جان
      ممنون از اظهار لطف شما دوست بزرگوار
      امیدوارم با یاری و دلگرمی اندیشمندان دلسوزی چون شما، بتوانم گامی هر چند کوچک در برقراری ارتباط دانشگاه و صنعت بردارم.
      دوستدار شما
      ابوالفضل

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *