نمونه دستورالعمل گردآوری مدارك صورت وضعيت پروژه- فاز 9 و 10 پارس جنوبي

1. هدف:
نظامند كردن ارسال و دريافت مدارك صورت وضعيت فاز 9 و 10 پارس جنوبي

2. دامنه كاربرد يا محدوده اعتبار:
كارشناسان كنترل پروژه، بازرگاني و پروژه فاز فاز 9 و 10 پارس جنوبي

3. تعاريف و اختصارات:
WPR, Work Progress Report: گزارش پيشرفت كار
ماتريس مدارك :اين ماتريس مشخص ميكند هر مدرك در چه مرحله اي در چه تعداد (اصل يا كپي) توسط چه كسي توليد و تاييد ميگردد وطبق چه فرمت و در چه زماني توسط چه كسي تحويل ميگردد.
4.گامهاي اجرايي:
وظايف كارشناس كنترل پروژه

• مشخص كردن نوع مدارك درخواستي كارفرما( طبق قرارداد) توسط كارشناس كنترل پروژه
• تكميل ماتريس مدارك WPR توسط كنترل پروژه
• ارسال ماتريس مدارك توسط Email به كليه كارشناسان و مسئولان مربوطه(كارشناسان بازرگاني ،كارشناس كنترل پروژه، مسئول مالي پروژه
• تهيه فايلها و زونكن مشخص جهت نگهداري نسخ كاغذي
• تعيين جايگاه نگهداري نسخ الكترونيك در شبكه
• جمع آوري مدارك توسط مسئول كنترل پروژه و ارائه به استفاده كنندگان مربوطه طبق ماتريس مدارك

وظايف كارشناسان بازرگاني

• ارسال مدارك طبق ماتريس مدارك به مسئول كنترل پروژه

وظايف كارشناس تضمين كيفيت

• نظارت و مميزي فعاليتهاي ذكر شده در مراحل بالا
• ارائه گزارش به مديران بازرگاني ،كنترل پروژه و نگهداري این گزارش در آرشيو مميزي

ماتريس مدارك

تحويل دهنده مدرك به كنترل پروژه	توليد كننده مدرك	زمان تحويل به كارشناس كنترل پروژه	فرمت مدرك تحويلي به كارفرما	تاييدات مورد نياز	تعداد نسخ الكترونيك		تعداد نسخ كاغذي		نام مدرك	مرحله	رديف
					كپي	اصل	كپي	اصل
كارشناس بازرگاني	كارشناس بازرگاني	به محض نهايي شدن سفارش	–	–				x	سفارش خريد	سفارش	1
كارشناس بازرگاني	فروشنده	به محض دريافت از فروشنده	كاغذي	مهر و امضاي فروشنده امضاي مدير بازرگاني	x			x	سفارش خريد تاييد شده توسط فروشنده		2
مدير بازرگاني	فروشنده	طبق تقويم توافق شده با كنترل پروژه	كاغذي	كارشناس بازرگاني	x			x	گزارشات ساخت	مرحله ساخت	3
كارشناس بازرگاني	فروشنده	به محض دريافت	كاغذي	مهر و امضاي فروشنده	x		x		Certificate of Origin	حمل وترخيص	4
كارشناس بازرسي واحد لجستيك	Third Party	به محض دريافت	كاغذي	مهر و امضاي Third Party	x		x		Inspection Certificate		5
كارشناس بازرگاني	فروشنده	به محض دريافت	كاغذي	مهر و امضاي فروشنده	x		x		Bill of Lading		6
كارشناس بازرگاني	فروشنده	به محض دريافت	كاغذي	مهر و امضاي فروشنده	x		x		Invoice		7
كارشناس بازرگاني	فروشنده	به محض دريافت	كاغذي	مهر و امضاي فروشنده	x		x		Packing		8
كارشناس انبار واحد لجستيك	انبار واحد لجستيك	شنبه هر هفته	كاغذي	انباردار، مسئول انبار، ثبت كننده، نماينده كارفرما			x		MRS (Material Receipt Sheet)	تحويل به سايت	9

*توجه نسخ كپي مدارک بايست خوانا باشند.