نمونه دستورالعمل گردآوری مدارک صورت وضعیت پروژه- فاز ۹ و ۱۰ پارس جنوبی

۱. هدف:
نظامند کردن ارسال و دریافت مدارک صورت وضعیت فاز ۹ و ۱۰ پارس جنوبی

۲. دامنه کاربرد یا محدوده اعتبار:
کارشناسان کنترل پروژه، بازرگانی و پروژه فاز فاز ۹ و ۱۰ پارس جنوبی

۳. تعاریف و اختصارات:
WPR, Work Progress Report: گزارش پیشرفت کار
ماتریس مدارک :این ماتریس مشخص میکند هر مدرک در چه مرحله ای در چه تعداد (اصل یا کپی) توسط چه کسی تولید و تایید میگردد وطبق چه فرمت و در چه زمانی توسط چه کسی تحویل میگردد.
۴.گامهای اجرایی:
وظایف کارشناس کنترل پروژه

• مشخص کردن نوع مدارک درخواستی کارفرما( طبق قرارداد) توسط کارشناس کنترل پروژه
• تکمیل ماتریس مدارک WPR توسط کنترل پروژه
• ارسال ماتریس مدارک توسط Email به کلیه کارشناسان و مسئولان مربوطه(کارشناسان بازرگانی ،کارشناس کنترل پروژه، مسئول مالی پروژه
• تهیه فایلها و زونکن مشخص جهت نگهداری نسخ کاغذی
• تعیین جایگاه نگهداری نسخ الکترونیک در شبکه
• جمع آوری مدارک توسط مسئول کنترل پروژه و ارائه به استفاده کنندگان مربوطه طبق ماتریس مدارک

وظایف کارشناسان بازرگانی

• ارسال مدارک طبق ماتریس مدارک به مسئول کنترل پروژه

وظایف کارشناس تضمین کیفیت

• نظارت و ممیزی فعالیتهای ذکر شده در مراحل بالا
• ارائه گزارش به مدیران بازرگانی ،کنترل پروژه و نگهداری این گزارش در آرشیو ممیزی

ماتریس مدارک

تحویل دهنده مدرک به کنترل پروژه	تولید کننده مدرک	زمان تحویل به کارشناس کنترل پروژه	فرمت مدرک تحویلی به کارفرما	تاییدات مورد نیاز	تعداد نسخ الکترونیک		تعداد نسخ کاغذی		نام مدرک	مرحله	ردیف
					کپی	اصل	کپی	اصل
کارشناس بازرگانی	کارشناس بازرگانی	به محض نهایی شدن سفارش	–	–				x	سفارش خرید	سفارش	۱
کارشناس بازرگانی	فروشنده	به محض دریافت از فروشنده	کاغذی	مهر و امضای فروشنده امضای مدیر بازرگانی	x			x	سفارش خرید تایید شده توسط فروشنده		۲
مدیر بازرگانی	فروشنده	طبق تقویم توافق شده با کنترل پروژه	کاغذی	کارشناس بازرگانی	x			x	گزارشات ساخت	مرحله ساخت	۳
کارشناس بازرگانی	فروشنده	به محض دریافت	کاغذی	مهر و امضای فروشنده	x		x		Certificate of Origin	حمل وترخیص	۴
کارشناس بازرسی واحد لجستیک	Third Party	به محض دریافت	کاغذی	مهر و امضای Third Party	x		x		Inspection Certificate		۵
کارشناس بازرگانی	فروشنده	به محض دریافت	کاغذی	مهر و امضای فروشنده	x		x		Bill of Lading		۶
کارشناس بازرگانی	فروشنده	به محض دریافت	کاغذی	مهر و امضای فروشنده	x		x		Invoice		۷
کارشناس بازرگانی	فروشنده	به محض دریافت	کاغذی	مهر و امضای فروشنده	x		x		Packing		۸
کارشناس انبار واحد لجستیک	انبار واحد لجستیک	شنبه هر هفته	کاغذی	انباردار، مسئول انبار، ثبت کننده، نماینده کارفرما			x		MRS (Material Receipt Sheet)	تحویل به سایت	۹

*توجه نسخ کپی مدارک بایست خوانا باشند.