۱. هدف:
نظامند کردن ارسال و دریافت مدارک صورت وضعیت فاز ۹ و ۱۰ پارس جنوبی
۲. دامنه کاربرد یا محدوده اعتبار:
کارشناسان کنترل پروژه، بازرگانی و پروژه فاز فاز ۹ و ۱۰ پارس جنوبی
۳. تعاریف و اختصارات:
WPR, Work Progress Report: گزارش پیشرفت کار
ماتریس مدارک :این ماتریس مشخص میکند هر مدرک در چه مرحله ای در چه تعداد (اصل یا کپی) توسط چه کسی تولید و تایید میگردد وطبق چه فرمت و در چه زمانی توسط چه کسی تحویل میگردد.
۴.گامهای اجرایی:
وظایف کارشناس کنترل پروژه
- مشخص کردن نوع مدارک درخواستی کارفرما( طبق قرارداد) توسط کارشناس کنترل پروژه
- تکمیل ماتریس مدارک WPR توسط کنترل پروژه
- ارسال ماتریس مدارک توسط Email به کلیه کارشناسان و مسئولان مربوطه(کارشناسان بازرگانی ،کارشناس کنترل پروژه، مسئول مالی پروژه
- تهیه فایلها و زونکن مشخص جهت نگهداری نسخ کاغذی
- تعیین جایگاه نگهداری نسخ الکترونیک در شبکه
- جمع آوری مدارک توسط مسئول کنترل پروژه و ارائه به استفاده کنندگان مربوطه طبق ماتریس مدارک
وظایف کارشناسان بازرگانی
- ارسال مدارک طبق ماتریس مدارک به مسئول کنترل پروژه
وظایف کارشناس تضمین کیفیت
- نظارت و ممیزی فعالیتهای ذکر شده در مراحل بالا
- ارائه گزارش به مدیران بازرگانی ،کنترل پروژه و نگهداری این گزارش در آرشیو ممیزی
ماتریس مدارک
تحویل دهنده مدرک به کنترل پروژه |
تولید کننده مدرک |
زمان تحویل به کارشناس کنترل پروژه |
فرمت مدرک تحویلی به کارفرما |
تاییدات مورد نیاز |
تعداد نسخ الکترونیک |
تعداد نسخ کاغذی |
نام مدرک |
مرحله |
ردیف |
||
کپی |
اصل |
کپی |
اصل |
||||||||
کارشناس بازرگانی |
کارشناس بازرگانی |
به محض نهایی شدن سفارش |
– |
– |
x |
سفارش خرید |
سفارش |
۱ |
|||
کارشناس بازرگانی |
فروشنده |
به محض دریافت از فروشنده |
کاغذی |
مهر و امضای فروشنده امضای مدیر بازرگانی |
x |
x |
سفارش خرید تایید شده توسط فروشنده |
۲ |
|||
مدیر بازرگانی |
فروشنده |
طبق تقویم توافق شده با کنترل پروژه |
کاغذی |
کارشناس بازرگانی |
x |
x |
گزارشات ساخت |
مرحله ساخت |
۳ |
||
کارشناس بازرگانی |
فروشنده |
به محض دریافت |
کاغذی |
مهر و امضای فروشنده |
x |
x |
Certificate of Origin |
حمل وترخیص |
۴ |
||
کارشناس بازرسی واحد لجستیک |
Third Party |
به محض دریافت |
کاغذی |
مهر و امضای Third Party |
x |
x |
Inspection Certificate |
۵ |
|||
کارشناس بازرگانی |
فروشنده |
به محض دریافت |
کاغذی |
مهر و امضای فروشنده |
x |
x |
Bill of Lading |
۶ |
|||
کارشناس بازرگانی |
فروشنده |
به محض دریافت |
کاغذی |
مهر و امضای فروشنده |
x |
x |
Invoice |
۷ |
|||
کارشناس بازرگانی |
فروشنده |
به محض دریافت |
کاغذی |
مهر و امضای فروشنده |
x |
x |
Packing |
۸ |
|||
کارشناس انبار واحد لجستیک |
انبار واحد لجستیک |
شنبه هر هفته |
کاغذی |
انباردار، مسئول انبار، ثبت کننده، نماینده کارفرما |
x |
MRS (Material Receipt Sheet) |
تحویل به سایت |
۹ |
*توجه نسخ کپی مدارک بایست خوانا باشند.