خاطرات و تجربیات یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی – قسمت دوم: چنین کارشناسی نوبر است!

خاطرات و تجربیات یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی – قسمت دوم: چنین کارشناسی نوبر است!

در قسمت قبل ورودم به شرکت IOEC به عنوان کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه خرید پروژه فاز ۱۰-۹ پارس جنوبی و مشکلات ابتدای کارم را توضیح دادم.

همانطور که توضیح داده شد، بنا به مقتضیات ساختار ماتریسی شرکت IOEC، بنده بایست گزارشات متنوعی را برای پنج مسئول مختلف تهیه و ارسال می نمودم و به دلیل انباشته شدن نیازمندیهای پاسخ داده نشده کارفرما و شروع اوج فاز تامین پروژه، هر یک از آن عزیزان دم به دقیقه نیازمند گزارش مورد نیاز خود بود. و دیدیم به کمک آقای مهندس لاجوردی (رئیس وقت بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی شرکت) تهیه گزارشات بدین ترتیب اولویت دهی شد:

• مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه شرکت: آقای مهندس عباس حاجی قاسمی
• مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه فاز ۱۰-۹: آقای مهندس مطلب افشاری (زیر مجموعه آقای مهندس عباس حاجی قاسمی)
• مدیر بازرگانی شرکت: آقای مهندس مسعود علمی فرد
• مدیر خرید فاز ۱۰-۹: آقای مهندس مهدی عاصمی (زیر مجموعه آقای مهندس مسعود علمی فرد)
• کارشناس کنترل هزینه پروژه فاز ۱۰-۹: خانم مهندس نخجیری (زیر مجموعه آقای مهندس مطلب افشاری)

در این قسمت می خوانیم:

• چطور نزدیک بود در همان هفته اول اخراج شوم و چه چیزهایی مانع اخراجم شد!
• توضیح و دانلود فایل اکسل Procurement Status Report  هفتگی نهایی شده
• اقدام پیشگیرانه برای پروژه های بعدی چه بود

چطور نزدیک بود در همان هفته اول اخراج شوم و چه چیزهایی مانع اخراجم شد!

در همان یکی دو هفته اول بود که مشغول تهیه گزارشی برای آقای مهندس افشاری (با اولویت ۲) بودم که ایمیلی از آقای مهندس عاصمی (با اولویت ۴) دریافت کردم که می خواست فورا گزارشی را سریعا برای او به روزآوری و ارسال نمایم. بنده هم خیلی راحت پاسخ دادم که مشغول تهیه گزارش برای آقای افشاری هستم و بنا به اولویتهای تعیین شده تا گزارش آقای افشاری نهایی و ارسال نشده است نمیتوانم گزارش شما را ارسال کنم.

حدود دو روز بعد بود که مهندس نصری (معرف من به شرکت IOEC) به من اطلاع داد که خطر اخراج از بیخ گوشم رد شده است! اما موضوع چه بود:

در تهیه اولویت دهی ارسال گزارشات به مسئولان مختلف پروژه، آقای لاجوردی و بنده تنها ساختار رسمی شرکت IOEC را لحاظ نموده بودیم و در آن ساختار آقای عاصمی در اولویت ۴ و پایینتر از آقای افشار با اولویت ۲ قرار داشت. در حالیکه در ساختار غیر رسمی، آقای عاصمی با مدیر عامل دوست و همکار نزدیک بود و جایگاهی بالاتر از مافوق رسمی اش، آقای علمی، و آقای افشاری داشت.

در نتیجه، آقای عاصمی به محض دریافت ایمیل بنده، آنرا مستقیما برای آقای مهندس سلطانپور، مدیرعامل وقت شرکت، ارسال نموده بود با این توضیح: “لطفا به توضیحات کارشناس جدید برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی نگاه کنید. ….”. آقای مهندس سلطانپور هم به محض مشاهده ایمیل، آنرا به مدیر مستقیم بنده، آقای مهندس حاجی قاسمی، ارسال نموده بود با این دستور: “نوبر است، نوبر است، چنین کارشناسی نوبر است. سریعا اخراج شود”. آقای مهندس حاجی قاسمی، با مشاهده ایمیل مدیرعامل، با مدیریت و مسئولان بخشهای مختلف بازرگانی تماس می گیرند و پیگیر موضوع می شوند، در ادامه جلسه کوتاهی در اتاق ایشان برگزار می شود و مسئولان بخشهای مختلف بازرگانی پا در میانی کرده می گویند تازه یک نفر آمده دارد با اشتیاق و جدیت کارها را پیگیری می کند، او را هم اخراج کنیم! آقای مهندس حاجی قاسمی، از عملکرد اینجانب اطمینان حاصل نموده و پاسخی به این مضمون به مدیرعامل ارسال می کند که “مطابق استعلام صورت گرفته، این کارشناس از تواناییهای بالایی برای انجام امور محوله و برقراری ارتباط موثر با مسئولان و کارشناسان بازرگانی برخوردار است، لذا توصیه می شود به او فرصت کافی داده شود. پیش بینی می شود تا حدود شش ماه دیگر، ایشان بتواند به عنوان مسئول بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی، جایگزین آقای مهندس لاجوردی شده تا ما بتوانیم از آقای لاجوردی در سایر بخشهای شرکت، از جمله به عنوان مسئول بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه جدید شرکت (فاز ۱۸-۱۷پارس جنوبی) استفاده نماییم”.

کوتاه سخن اینکه مدیر اینجانب با پشتیبانی خیلی خوب آقای مهندس حاجی قاسمی و مسئولان بخشهای بازرگانی، آقای مهندس سلطانپور از اخراج بنده صرف نظر فرمودند و همچنین در فرصت شش ماهه مذکور، با پشتکار اینجانب و آموزشهای غیر رسمی و حین کار توسط آقای لاجوردی و دوستان دیگر از بازرگانی، خصوصا آقای مهندس هادیان، رئیس بخش Process، پیش بینی آقای مهندس حاجی قاسمی مبنی بر جایگزینی اینجانب با آقای مهندس لاجوردی، محقق شد.

در خصوص عملکرد ابتدایی مدیرعامل وقت، آقای مهندس سلطانپور، باید گفت که هر انسانی جایز الخطاست، ولی بنده عملکرد کلی ایشان را بسیار مناسب ارزیابی می کنم، خصوصا مواردی نظیر:

• سرعت تصمیم گیری (تصمیم نگرفتن خود یک تصمیم است و در بسیاری موارد تصمیم نگرفتن از انتخاب تصمیم بد، بدتر است!)
• جسارت ورود به بازارهای جدید (از جمله ورود به پروژه های کشورهای دیگر مانند هند و ونزوئلا، ساخت سکوهای حفاری، که متاسفانه مورد اخیر به دلایلی اجرایی نشد)
• تشخیص درست و سرمایه گذاری روی سیستمهای مدیریت اطلاعات پروژه (که مطابق تجربه چند سال اخیرم، در این زمینه هنوز شرکت IOEC از سایر شرکتهای ایرانی دیگر موفقتر عمل کرده است. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه لطفا به مطلب “سیستمهای مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) – قسمت اول: از روستا به شهر” مراجعه شود.)

توضیح و دانلود فایل اکسل Procurement Status Report  هفتگی نهایی شده

همانطور که در پست قبل توضیح داده شد، فایل اکسل Procurement Status Report تحویل گرفته شده مشکلات زیادی داشت و تهیه گزارشات متنوع از آن امکان پذیر نبود. پس از گذشت حدود سه ماه، توانستم نیازمندیهای مختلف را جمع آوری نموده و با استفاده از فرمولهای پشرفته تر اکسل (نظیر COUNTIF و SUMIF) و نیز ماکرو نویسی Visual Basic for Application (VBA) در اکسل، گزارشات مورد نیاز را در فایل اکسل خود تهیه نمایم.

تذکر برای کسانی که تمایل به استفاده از این فایل دارند: حدود یکی دو روز برای بررسی و مسلط شدن به این فایل لازم است، که در ادامه راهنمایی هایی در خصوص این فایل ارائه شده است.

گزارشات

• جداول درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی به تفکیک دیسیپلینها جداول آماری پیشرفت مراحل خرید واقعی به تفکیک دیسیپلینها
• نمودارهای مربوط به جداول قبل

اطلاعات ورودی

فیلدهای اطلاعاتی برگه P1-Status

البته همانطور که در برگه ۲PM و ۲Proc.M دیده می شود، جمع Weight Factor (WF) در پارت ۱ و پارت ۲، ۱۰۰% نشده است. تا جایی که یاد دارم حدود نیم درصد را برای احتیاط (خرید اقلام پیش بینی نشده، …) رزرو نگاه داشته بودیم، شاید هم دلیل آن خطاهای سهوی بود و Freeze شدن WF با کارفرما اجازه اصلاح را نمی داد.

اقدام پیشگیرانه برای پروژه های بعدی چه بود

همانطور که در قسمت قبل این خاطرات عنوان شد، در پروژه فاز ۱۰-۹، به علت اینکه از همان ابتدا نیازمندیهای اطلاعاتی پروژه در فاز تامین شناسایی نشده بود، در ابتدا درگیریهای کاری زیادی بین بخش کنترل پروژه تامین و کنترل پروژه مرکزی پروژه به وجود آمد.

لذا در ابتدای پروژه فاز ۱۶-۱۵، به منظور حداقل کردن این گونه مشکلات، دستورالعمل هماهنگی بین واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه بازرگانی و  واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه مرکزی تهیه گردیده و در آن وظایف هر یک از دو طرف (به تفکیک فعالیتهای آغازین پروژه، فعالیتهای حین اجرای پروژه، تهیه گزارشات، برگزاری جلسات) مشخص گردید.