زیر ذره بین – درخواست خرید – MR, Material Requisition

در یک دسته بندی کلی، درخواستهای تامین ارسالی به معاونت / مدیریت بازرگانی شرکتهای پروژه محور را می توان در سه دسته زیر قرار داد (به ترتیب پیچیدگی تامین از کم به زیاد):

1. درخواست تامین اقلام بالک (Bulk Material): اقلام استاندارد
2. درخواست تامین تجهیزات (Equipment)
3. درخواست اجرای خدمات (مطالعات مهندسی، نقشه برداری، نصب و اجرا، راه اندازی، …)

این بحث را با مورد میانی، یعنی درخواست تامین تجهیزات شروع می کنیم و در فرصتی دیگر دو مورد دیگر می پردازیم:

تامین تجهیزات پروژه با دریافت مدرک درخواست خرید (Material Requisition, MR) شروع می شود. این مدرک تمام اطلاعات مورد نیاز برای تامین کالاها و خدمات را برای دعوت تامین کنندگان به مناقصه، خلاصه می کند. حتی سازمانهایی که به ظاهر این تشریفات را رعایت نمی کنند، با ارسال نامه ای که همین کارکرد و همین اطلاعات را دارد، همین کار را انجام می دهند. صدور این مدرک به ارائه اطلاعات به صورت یکسان، خلاصه و با اشتباهات کمتر است.

درخواست خرید بایست به یک نوع تجهیز و یک دسته از سازندگان تعلق داشته باشد. برای مثال درخواستهای خرید زیر قابل قبول نیستند:

• درخواست خرید پمپها و کمپرسورها: زیرا دو نوع تجهیز مختلف هستند.
• درخواست خرید کمپرسورهای Reciprocating و Centrifugal: زیرا اغلب سازندگان، هر دو نوع این کمپرسورها را نمی سازند.

مانند هر مدرک رسمی دیگر، یک درخواست خرید در قالب Title Block صادر می شود،‌یعنی بایست شامل صفحات اولیه زیر باشد:

• صفحه اول (Title Page)
• سوابق بازنگری های مدرک (Revision Record):
• صفحات بازنگری شده (Tabulation of Revised Pages)

با پیشرفت طراحی و مهندسی، درخواستهای خرید به تدریج تکمیل می شوند و جهت رعایت الزامات زمانی پروژه، در سه مرحله و برای سه منظور صادر می شوند:

• صدور جهت مرور و دریافت نظرات کارفرما (Issued for review). این مدرک به بازرگانی ارسال نمی شود.
• صدور جهت استعلام (Issued for inquiry / issued for quotation)
• صدور جهت خرید (Issued for purchase)

برای درک محتویات یک درخواست خرید و آشنایی تدریجی با نحوه کار شرکتهای مختلف، سه نمونه MR با سه سطح جزئیات ارائه می شود:

الف) محتوای یک نمونه درخواست خرید  – شرکت Foster Wheeler

ب) شرح درخواست خرید تولید شده توسط شرکت Technip برای فاز ۹-۱۰ پارس جنوبی (تجهیز Free Water Knock Out Drum)

این درخواست خرید به سی مدرک دیگر (در ۷ دسته) به شرح زیر ارجاع می دهد:

Description		Reference	Rev.	Date of attachment	Date of Cancelation
۱	SCOPE OF SUPPLY FOR FWKO DURM	SP 9/l0-P2-VE-Q-6203	۱	۰۸/۰۶/۰۴
۲	JOB SPECIFICATIONS
۲.۱	Job Specification for Pressure Vessels	…	…	…
۲.۲	Specification for Free water KO Drums	…	…	…
۲.۳	Painting Specification	…	…	…
۳	EQUIPMENT DATA SHEET & DRAWINGS	…	…	…
۳.۱	Data sheet for Free Water KO drum (SPD10)	…	…	…
۳.۲	Data sheet for Free Water KO drum (SPD11)	…	…	…
۳.۳	Process Datasheet for FWKO drum – (SPD10)	…	…	…
۳.۴	Data sheet for Free Water KO drum (SPD11)	…	…	…
۳.۵	Piping & Instrument Symbols (General)	…	…	…
۳.۶	P & ID – Equipment Symbols	…	…	…
۳.۷	P & ID -Instrument Symbols (typical hook-ups)	…	…	…
	…	…	…	…
۳.۱۱	P&ID for Free Water KO drum (Train 1-SPD11) – Note A	SP9/10-P1-PR-D-1 070	–	Later
۳.۱۲	P&ID for Free Water KO drum (Train 2-SPD11) – Note A	SP9/10-P1-PR-D-1 071	–	Later
۴	PROJECT SPECIFICATIONS
۴.۱	Basic Environmental Data	…	…	…
۴.۲	SUPPLIERs Drawings and Documents Specification	…	…	…
۴.۳	Spare Parts Requirements	…	…	…
۴.۴	Packing, Forwarding and Marking Specification	…	…	…
۴.۵	SUPPLIERs Assistance at Project Site	…	…	…
۴.۶	Vendor weight control procedure	…	…	…
۵	COMPANY SPECIFICATIONS AND STANDARDS
۵.۱	Design and fabrication of Pressure Vessels according to ASME VIII, Div. 1 or Div.2	…	…	…
… ۵.۵	…	…	…	…
۶	TECHNIP STANDARDS
۶.۱	Manufacturer’s name plate	…	…	…
۶.۲	…	…	…	…
۷	INSPECTION AND TEST PLAN	BY IOEC
Note A: For details of FWKO drum, refer process datasheets. Updated P&ID for FWKO drum -SPD10 andnew P&ID for FWKO drum – SPD11 will be issued later

 

همانطور که دیده می شود در لحظه صدور این مدرک، برخی مدارک پشتیان هنوز صادر نشده اند (مواردی که با Note A مشخص شده اند) . در صورتیکه تعداد / اهمیت اینگونه موارد زیاد باشد، ممکن است سازنده نتواند پیشنهاد فنی / مالی مناسبی ارائه کند. بنابراین اینگونه موارد بایست به دقت توسط کارشناسان بازرگانی پیگیری شوند.

مدرک  ردیف ۱ (SCOPE OF SUPPLY FOR FWKO DURM) مشخص می کند سازنده / فروشنده چه مواردی را باید تامین کند: این موارد در دو دسته قابل دسته بندی هستند: تجهیزات،‌ مدارک و نقشه ها. در این مورد خاص این مدرک به شرح زیر است:

PART I: EQUIPMENT – SCOPE OF SUPPLY

#	Item/Tag	Quantity	Description
۱	۰۱۲-D-101A	۱	Free Water KO Drum – Gas/ Liquid separator (Train1-SPD10)
۲	۰۱۲-D-101B	۱	Free Water KO Drum – Liquid/ Liquid separator (Train 1-SPD10)
۳..۸
۹		۲ Sets	Gaskets, Bolting & Shims for Interconnecting nozzles and Saddles (SPD10)
۱۰		۲ Sets	Gaskets, Bolting & Shims for Interconnecting nozzles and Saddles (SPD11)
۱۱		۱ Lot	Spares for Commissioning and Start-up2 sets of gaskets ۵% fastners (1 stud with 2 nuts) (min. 2 sets for each size)
۱۲		۱ Lot	Spares recommended for two years for normal operation
A =Added                                M =Modified             X =Cancelled           D =Cancelled on a previous revision

همانطور که دیده می شود علاوه بر درام، لوازم یدکی مورد نیاز برای فاز راه اندازی (ردیف ۱۱) و لوازم یدکی برای دو سال اول فعالیت (ردیف ۱۲) هم در درخواست خرید می آید.

PART II: DOCUMENTS AND DRAWINGS SUPPLY

Doc Code (۱)	Description	First Issue			Final Issue(۵)
		Issue date (۲)	Purpose(۳)	Quantity type(۴)	Quantity type(۴)
A1	List of vendors documents and drawings	+۲W	Info	۵C	۷C
A2	General arrangement drawings *	+۴W	IFR	۵C	۷C
A3	Loading data (with Centre of Gravity details)*	+۴W	IFR	۵C	۷C
A4	Detailed drawings*	+۸W	IFR	۵C	۷C
A5	Nameplate drawing	+۸W	IFR	۵C	۷C
A6	Final drawing electronic files	۲W before delivery	IFR	–	۱T + 3CD
A7	Mechanical Design calculation*	+۴W	IFR	۵C	۷C
A8	Process Data Sheet & Calculation*	+۴W	IFR	۵C	۷C
A9	Process Guarantee Statement	+۱۲W	IFR	۵C	۷C
A10	Recommendation for storage prior and during erection	۴W before delivery	IFR	۵C	۷C
A11	Installation, start-up and commissioning instructions	۴W before delivery	IFR	۵C	۷C
B1	Fabrication and quality control plan	+۶W	IFR	۵C	۷C
B2	Welding Procedure Specification (WPS)	+۶W	IFR	۵C	۷C
B3	Procedure Qualification Reports (PQR)	+۶W	IFR	۵C	۷C
B4	Weld Repair Procedure	+۶W	IFR	۵C	۷C
B5	Welder qualification certificates	+۸W	IFR	۵C	۷C
B6	Testing procedures	+۸W	IFR	۵C	۷C
B7	PWHT procedure	+۸W	IFR	۵C	۷C
B8	NDT procedure	+۸W	IFR	۵C	۷C
B9	NDT personnel qualification certificates	+۸W	IFR	۵C	۷C
B10	NDT record certificates	+۸W	IFR	۵C	۷C
B11	Test certificates	+۸W	IFR	۵C	۷C
B12	Hydraulic test report/certificate	۲W before delivery	IFR	۵C	۷C
B13	Material certificates	+۴M	IFR	۵C	۷C
B14	Heat treatment record chart	+۴M	IFR	۵C	۷C
B15	Third parties approval certificates	+۴M	IFR	۵C	۷C
B16	Visual Examination Certificate	۲W before delivery	IFR	۵C	۷C
B17	Dimensional Check Report	۲W before delivery	IFR	۵C	۷C
B18	Mechanical Data Book (Index)	۴W before delivery	IFR	۵C	۷C
B19	Mechanical Data book	With delivery	IFR	۲ sets	۷ sets
B20	Painting Report	+۱۰W	IFR	۵C	۷C
B21	Weight Certificate	With delivery	IFR	۵C	۷C
C1	Engineering, procurement, manufacturing and test schedule	+۶W	IFR	۵C	۷C
C2	Sub-vendor’s and main SUPPLIERs list	+۶W	Info	۵C	۷C
C3	Vendor’s procurement status (monthly)	+۱M	Info	۵C	۷C
C4	Recommendations for protection during transportation	۱M before delivery	Info	۵C	۷C
C5	Packing list	۲W before delivery	Info	۵C	۷C
C6	Shipping documents, transport authorisation	۱W before delivery	Info	۵C	۷C
NOTES: (۱) • = Priority documents subject to penalization or term of payment (۲) ISSUE DATE: number of D =Days / W =Weeks / M =Months after purchase order effective date (unless otherwise specified) (۳) PURPOSE: IFR =Issue for review and comments, INFO =issue for information (۴) QUANTITY: per type TYPE: C =Copy T =Transparency P =Polyester M =Microfilm E =Electronic file CD = CD ROM (۵) FINAL ISSUE: Document without comments (with document status =3)
A =Added                              M =Modified         X =Cancelled         D =Cancelled on a previous revision

همانطور که مشاهده می شود حدود ۳۸ مدرک صراحتا از وندور درخواست شده است. با هم برخی از این موارد را مرور می کنیم:

• A1 لیست مدارک و نقشه های وندور (اصطلاحا مدارک تهیه شده توسط وندور پرینت گفته می شود). همانطور که ما یک پروژه EPC داریم و در فاز اول آن به طراحی و تهیه مدارک و نقشه ها می پردازیم، سازنده هم یک پروژه Design to Order دارد که فاز اول آن طراحی و تهیه مدارک و نقشه هاست. بنابراین همانطور که ما در مهندسی یک MDR, Master Document Register داریم، سازنده هم بایست لیست مشابهی را تهیه کند. بعضا این لیست را VPRS, Vendor Print Register & Schedule می نامند.
• A3 به بعد: مدارک طراحی و ساخت
• A10 روش پیشنهادی برای انبارداری (برسد به دست انباردار – تا جایی که میدانم اغلب رابطه مناسبی بین بخش تامین دفتر مرکزی و انبار سایت وجود ندارد، همچنین کارشناسان انبار سواد انگلیسی مناسبی ندارند، لذا این مدرک اغلب بلا استفاده می ماند!)
• A11 دستورالعملهای نصب، راه اتدازی و استارت آپ (برسد به دست پیمانکاران نصب و راه اندازی)
• مدارک سری B اغلب در مرحله ساخت و کنترل کیفیت تجهیز به کار می روند
• C1 برنامه زمانبندی مهندسی، تامین، ساخت و تست (برسد به دست کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه – من که هر چه تلاش کردم، فقط یکی دو مورد گرفتم)
• C2 لیست زیر وندورها، جهت حصول اطمینان از رعایت کیفیت در زنجیره تامین
• C3 گزارش وضعیت تامین (برسد به دست کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه)
• C4 روش پیشنهادی برای حمل (برسد به دست پیمانکار حمل یا به اصطلاح  انگلیسی آن Forwarder)
• C5 لیست بسته بندی (برسد به دست فورواردر و پیمانکار ترخیص)
• C6 مدارک حمل (برسد به دست فورواردر و پیمانکار ترخیص)

مدارک ردیف ۲ تا ۶ مدارک مهندسی هستند و به عبارتی ورودی فاز طراحی سازنده اند.

مدرک ۷ هم برنامه تست و بازرسی تجهیز است.

ج) دانلود نمونه درخواست خرید تولید شده توسط شرکت Mott MacDonald برای شرکت Hindustan Petroleum (تجهیز Centrifugal Pumps – API)

خاطرات و تجربیات من به عنوان کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه:

• در بعضی پروژه ها (در صنایعی غیر از نفت و گاز) فاز تامین را در برنامه زمانبندی لحاظ نمی کردند، در جلسات هم صحبت چندانی از بحث خرید به میان نمی آمد. گویی فقط فاز مهندسی است که حیاتی است و نیاز به برنامه ریزی و کنترل پروژه دارد! در حالیکه می بینیم در این صنعت از همان ابتدا (درخواست خرید)، جزئیات زیادی مورد توجه قرار گیرد.
• بعضا کارشناسان کنترل پروژه به محض دریافت MR، تنها به ثبت MR در سیستم اطلاعات شرکت / فایل اکسل خود بسنده می کنند و آشنایی خوبی از محتویات این مدارک ندارند. همینطور بعضا کارشناسان تامین از ارائه برنامه زمانبندی و گزارش پیشرفت تجهیزات خود طفره می روند. اگر سیستم کنترل مدارک مهندسی EDMS، مدارک سازندگان را هم پوشش دهد، و کارشناس کنترل پروژه هم به این سیستم دسترسی داشته باشد، این نوع مدارک از سیستم EDMS قابل دانلود بوده، پیگیری وضعیت آنها سهلتر می شود.

 

پیشنهاد کتاب برای مطالعه

۲۰۰۸ The Project Manager’s Guide to Purchasing – Contracting for Goods and Services