پرونده کیفیت سایت

کلمه یتیم تشبیه خوبی برای بسیاری از مسایل و مشکلات رایج در سایتها و از جمله “کنترل سوابق” است. چرا؟ عرض می کنم:

• اولا منظور از کنترل سوابق فقط مدارک و نقشه های فنی نیست که مثلا یک DCC سایت را متولی آن کنیم و خلاص. سایر انواع مدارک مثل سوابق تست و بازرسی، کالیبراسیون، NCR ها، WPS ها، PQR ها، مستندات NDT، مستندات کالیبراسیون، جداول مصوب طرح اختلاط بتن، …. را مد نظر دارم.
• کسی متولی آن نیست (مدیریت طرح و برنامه دفتر مرکزی، دفتر فنی سایت، QC دفتر مرکزی و یا سایت، بخش IT شرکت، …)
• چون کسی به آن اهمیت نمی دهد، همینطور “هر دمبیل” برای خودش رشد می کند و شکل می گیرد. (مثلا در دفتر فنی سایت، یکجور با آن برخورد می شود، در QC جور دیگر، در HSE باز هم یک جور دیگر. حتی دو همکار در یک واحد هم ممکن است به طور یکسان مستندات را بایگانی نکنند.)

آیا اصلا کنترل سوابق اهمیتی دارد؟ بله، لزوم Traceability یا قابلیت ردیابی کار (بند ۷-۵-۳ استاندارد ISO 9001:2008 “شناسایی و ردیابی” و بندهایی از استاندارد PMBOK:2013 نظیر ۵-۲-۳-۲ و ۵-۵-۳-۱)، برای مثال جوشکاریهای پایپ رک اسکلت فلزی زیر را در نظر بگیریم:

بالاخره قبل از اینکه این پایپ رک زیر Load برود، باید خیالمان راحت باشد که این پایپ رک می تواند بار لوله و سیال آن را تحمل کند. خوب چطور؟ با بررسی سوابقی مثل روش جوش دادن، صلاحیت فنی جوشکار، روش تست غیر مخرب، صلاحیت فنی بازرس جوش، …

اغلب شرکتها برای کنترل سوابق مهندسی خود با راه اندازی یک سیستم EDMS، سر و سامانی به مدارک مهندسی خود می دهند. ولی هر چه در فازهای پروژه جلوتر می رویم، سیستمهای اطلاعاتی کمتری در دسترس بوده و به همین دلیل میزان کنترل پذیری شرکتها بر روی مستندات این سیستمها کاهش می یابد. اتفاقا یکی از دلایل به کارگیری سیستمهایی نظیر ICAPS در مرحله پیش راه اندازی و راه اندازی، حصول اطمینان از دسترس بودن چنین مدارکی است.

در نبود سیستمهای مکانیزه مدیریت اطلاعات پروژه، یکی از راههای سر و سامان دادن مدارک، ایجاد سیستم فولدرینگ این نوع اطلاعات برای پیمانکاران مختلف است. بدین منظور در فصل ۵ کتاب Process Plant Construction، سرفصلهای زیر پیشنهاد شده اند.

بنابراین توصیه می شود برای بایگانی اطلاعات فوق:

1. سیستم فولدرینگ فوق از همان ابتدا (برای مثال در Kick Off Meeting) به صورت رسمی به تمامی پیمانکاران ابلاغ گردد.
2. بایگانی مدارک فیزیکی (هارد کپی): کلاسورهایی با این سرفصلها ایجاد شده و به رایگان در اختیار پیمانکاران قرار داده شود.
3. بایگانی مدارک الکترونیکی: فولدرهایی با همین سرفصلها (ترجیحا تحت شبکه) ایجاد شود.
4. و مدارک فیزیکی / الکترونیکی به محض دریافت در آنها قرار داده شود.